در این سیستم، ثبت ورود کالاهای وارداتی بر اساس «شناسایی ویژه» و ثبت شماره اظهارنامه/کوتاژ گمرکی انجام می‌پذیرد. این قابلیت به شرکت‌های بازرگانی امکان می‌دهد که موجودی انبار، بهای تمام‌شده، هزینه‌های ترخیص و گردش کالا را دقیقاً به تفکیک هر پارت وارداتی یا کوتاژ مجزا ردیابی کرده و تا مرحله فروش نهایی، اصالت و منشأ هر محموله را کنترل نمایند.

در بخش اطلاعات پایه، امکان تعریف دو واحد سنجش مجزا (واحد اصلی و فرعی مانند کیلوگرم/تن و تعداد بسته/کارتن) برای هر کالا وجود دارد. سیستم در تمامی مراحل صدور پیش‌فاکتور، حواله خروج انبار، باسکول مبدأ و مقاصد بارگیری، هر دو مقدار وزنی و تعدادی را به‌صورت هم‌زمان محاسبه، ثبت و در کاردکس انبار کنترل می‌کند تا از مغایرت‌های مقداری در زنجیره تحویل جلوگیری شود.

پیش‌فاکتورها در این سامانه به‌عنوان یک قرارداد تجاری و حقوقی کامل طراحی شده‌اند. امکان درج شروط بازرگانی اختصاصی (نظیر ملاک بودن قبض باسکول مبدأ، نحوه و تاریخ تسویه، تعهدات کرایه حمل و گمرک، و مشخصات رسمی خریدار)، ثبت مهلت اعتبار قرارداد، و پیگیری مراحل فرآیندی (تأییدیه مالی، حواله انبارداری، وضعیت بارگیری و ارسال) مستقیماً روی هر پیش‌فاکتور پیش‌بینی شده است.

به‌محض تأیید یک پیش‌فاکتور یا انعقاد قرارداد فروش، اقلام مندرج در آن در وضعیت «رزرو» قرار می‌گیرند. گزارش تراز انبار و کاردکس کالاها همواره دو شاخص «موجودی کل فیزیکی» و «موجودی آزاد قابل‌فروش» را به‌تفکیک نمایش می‌دهد؛ این امر مانع از پیش‌فروش مازاد بر ظرفیت، تداخل در بارگیری و کسری موجودی در تعهدات تحویل می‌شود.

کلیه دریافت‌ها و پرداخت‌ها (نقدی، بانکی، پوز و چک) مستقیماً به تفکیک هر پیش‌فاکتور و شخص ثبت می‌گردند و سیستم به‌صورت خودکار مانده‌حساب را با مبلغ کل قرارداد تطبیق می‌دهد. با استفاده از گزارش «تراز حساب پیش‌فاکتورها» و «گزارش سررسید تعهدات»، مدیران مالی می‌توانند وضعیت وصول مطالبات، مانده بدهی مشتریان و تعهدات معوق را در بازه‌های زمانی مختلف مانیتور کنند.

صدور حواله انبار صرفاً منطبق بر اقلام و شناسایی ویژه (کوتاژ یا سریال ورودی) پیش‌فاکتور مصوب انجام می‌گیرد و اطلاعاتی نظیر نام انباردار، مسئول تحویل، هزینه‌های بارگیری و کرایه حمل را ثبت می‌کند. در صورت مرجوع شدن کالا، برگشت از فروش دقیقاً بر مبنای همان پیش‌فاکتور و مشخصات شناسایی اولیه صادر شده و کاردکس انبار و مانده‌حساب شخص بدون خطای ریالی به‌روزرسانی می‌شود.

این سامانه گزارش‌های چندبعدی ارائه می‌دهد که شامل: کاردکس مقداری و ریالی کالا با فیلترهای دقیق بر اساس کوتاژ، انبار، پیش‌فاکتور و مشتری. تراز موجودی کل، به تفکیک انبارها و میزان رزروشده. گزارش مانده کالای تحویل‌نشده در تعهد مؤسسه. گزارش‌گیری تجمیعی بر مبنای سرگروه کالاها به‌جای اقلام تک‌به‌تک جهت تحلیل‌های کلان مدیریتی.

در این سامانه، هر محموله ورودی (به‌ویژه اقلام وارداتی) با بهره‌گیری از مکانیسم «شناسایی ویژه» و ثبت «شماره کوتاژ» (اظهارنامه گمرکی) دارای یک شناسه رهگیری منحصربه‌فرد می‌شود. این ویژگی بنیادین تضمین می‌کند که حتی اگر چندین کالای کاملاً هم‌نام یا مشابه در انبار موجود باشد، سیستم آن‌ها را بر اساس منشأ ورود از یکدیگر تفکیک کند. از لحظه ورود به انبار، صدور پیش‌فاکتور، رزرو کالا، تا زمان صدور حواله خروج انبار و اخذ گزارش‌های کاردکس، بار موردنظر در تمامی مراحل قابل‌رهگیری است؛ به طوری که مدیران انبار و بازرگانی می‌توانند به شفافیت کامل دست یابند و دقیقا بدانند هر سهم از فروش، متعلق به کدام پارت و شماره کوتاژ وارداتی بوده است.

بله؛ این نرم‌افزار به‌صورت کاملاً تحت شبکه محلی (LAN) با پشتیبانی از کاربران نامحدود و تعیین سطوح دسترسی دقیق برای مسئولان فروش، انبارداران و مدیران مالی اجرا می‌شود. علاوه بر این، کاربران می‌توانند جدول‌ها، فونت‌ها، ستون‌های نمایشی و تم‌های ظاهری را شخصی‌سازی کرده و از سیستم پشتیبان‌گیری خودکار (Auto Backup) بهره‌مند شوند.

بله؛ معماری نرم‌افزار پروگ‌استار به‌صورت ماژولار و توسعه‌پذیر طراحی شده است. چنانچه سازمانی فرآیندهای مالی، انبارداری، فرم‌های اختصاصی یا مراحل تأییدیه ویژه‌ای خارج از گردش‌کارهای استاندارد داشته باشد، بر اساس تحلیل نیازمندی‌ها و توافق طرفین، امکان سفارشی‌سازی کامل جریان عملیات (Customization) و ارائه نسخه اختصاصی برای آن مجموعه فراهم است.