مرکز آموزش اطلاعات پایه؛ پیکربندی ساختار اولیه پروگاستار
در این راهنما، با اصول ساختاریافته ورود اطلاعات اولیه آشنا می‌شوید تا از همان ابتدا سیستم مالی خود را منظم، منطبق بر استانداردهای حسابداری و آماده گزارش‌گیری‌های مدیریتی دقیق بنا کنید.
۱. فرم راهنمای ایجاد اشخاص و طرف‌حساب‌ها
طرف‌حساب‌ها شالوده تمام اسناد مالی، فاکتورها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها هستند. در این فرم، پرونده کامل هویت تجاری هر شخص حقیقی یا حقوقی ثبت می‌شود:
- اطلاعات هویتی و مالیاتی: ثبت کد ملی، شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت و کد پستی جهت صحت‌سنجی فاکتورها و سامانه مودیان.
- اطلاعات تماس و آدرس: درج شماره‌های همراه، تلفن ثابت، فکس و آدرس دقیق ارسال بار و صورتحساب.
- کنترل اعتباری و مالی: تنظیم سقف اعتبار ریالی، سقف روز تسویه فاکتورها و جلوگیری یا هشدار سیستم هنگام صدور سند فراتر از سقف مجاز.
۲. راهنمای معرفی بازاریاب و واسطه‌های فروش
برای مجموعه‌هایی که فروش خود را از طریق تیم ویزیتوری یا بازاریاب‌های پورسانتی انجام می‌دهند، این بخش نحوه تعریف و تخصیص سیاست‌های تشویقی را مدیریت میکند:
- اتصال پرونده پرسنلی: ارتباط بازاریاب با پرونده اشخاص جهت مدیریت حساب تسویه پورسانت.
- فرمول‌بندی درصد یا نرخ ثابت: تعیین نحوه محاسبه حق‌العمل و پورسانت بر مبنای درصدی از کل فاکتور، حاشیه سود یا مبالغ ریالی قطعی.
- تخصیص مشتریان به بازاریاب: ایجاد ارتباط سیستمی میان مشتریان هدف و بازاریاب مربوطه جهت اتوماسیون محاسبات در زمان صدور فاکتور فروش.
۳. راهنمای ایجاد و تفکیک مراکز هزینه
تفکیک هزینه به ازای پروژهها، دپارتمان‌ها یا خطوط تولید مختلف، سنگ بنای حسابداری بهای تمام‌شده و گزارش‌های سود و زیان تحلیلی است:
- تعریف ساختاریافته مراکز: ایجاد بخش‌های مختلف نظیر بخش اداری، فروش، پروژه الف، کارگاه تولیدی و پشتیبانی.
- کدینگ و دسته‌بندی درختی: امکان کدگذاری منطقی مراکز هزینه جهت فیلترسازی سریع در گزارش‌های مالی.
- پوشش در صدور اسناد: اتصال هزینه‌ها در زمان صدور سند حسابداری، پرداخت‌های خزانه یا فاکتورها به مرکز هزینه مشخص بدون بهم‌ریختن کد معین اصلی.
۴. معرفی صندوق و تعیین کاربران صندوق
نقطه اتصال دریافت/پرداخت‌های روزمره نقدی، صندوق‌ها هستند. کنترل دسترسی و شفافیت گردش موجودی نقد از این بخش پایه‌ریزی می‌شود:
- تعریف فیزیکی/منطقی صندوق: ثبت صندوق مرکزی، صندوق فروشگاهی، صندوق شعبه ۲ و تعیین معین حسابداری متصل به آن.
- تخصیص اپراتور/کاربر به صندوق: انتساب دسترسی مجاز هر کاربر به یک یا چند صندوق مشخص به منظور تفکیک مسئولیت‌های مالی.
- تحویل شیفت و کنترل کسری/فزونی: ایجاد پیش‌نیازهای استاندارد برای گزارش‌گیری موجودی نقدی پایان روز و تسویه شیفت‌های کاری.
۵. تنظیمات و تعریف واحدهای شمارش کالا
دقت محاسبات تعدادی انبار و صورتحساب‌های رسمی وابسته به یکپارچگی واحدهای سنجش است:
- واحدهای اصلی: تعریف کیلوگرم، عدد، کارتن، متر، بسته، لیتر و...
- تطابق با استانداردهای مالیاتی: انتخاب کد استاندارد واحدهای سنجش جهت ارسال بدون ارور فاکتورها به سامانه جامع تجارت و سامانه مودیان.
- تعریف ضرایب تبدیل (واحد فرعی): تنظیم نسبت‌های تبدیلی کالاها (مانند هر کارتن = ۲۴ عدد) برای انعطاف در انبارگردانی و خرید و فروش.
۶. مدیریت پیام‌ها و توضیحات پیش‌فرض فاکتور
برای جلوگیری از تایپ مکرر شروط معامله، شماره حساب‌های تسویه یا پیام‌های تبلیغاتی در ذیل فاکتورها، از این بخش برای مدیریت متون آماده استفاده می‌شود:
- تعریف انواع پیام‌ها: ایجاد متن‌های مربوط به شرایط تسویه، ضوابط مرجوعی، شماره شبا و کارت‌های بانکی، یا پیام‌های تشکر مشتری.
- قابلیت فعال/غیرفعال‌سازی سریع: انتخاب پیش‌فرض پیام برای ثبت در فاکتور فروش مشتریان یا اعمال پیام‌های مناسبتی در بازه‌های زمانی مشخص.
۷. ایجاد کاربر و مدیریت سطوح دسترسی (RBAC)
امنیت داده‌های مالی و تفکیک وظایف سازمانی از طریق مدیریت کاربران و تعیین اختیارات دقیق امکانپذیر است:
- ایجاد نام کاربری و رمز عبور: ثبت هویت اپراتورها و کارمندان برای ردگیری سوابق (Audit Trail) فعالیت‌ها.
- تفکیک دسترسی منوها و فرم‌ها: مجاز یا غیرمجاز کردن نمایش، ثبت، ویرایش، حذف، چاپ و یا بازکردن فرم‌های اختصاصی.
- دسترسی‌های حساس مالی: کنترل مجوز دیدن قیمت خرید، اعمال تخفیف فراتر از حد مجاز، ویرایش اسناد حسابداری تاییدشده و دسترسی به گزارش سود و زیان.
۸. راهنمای ثبت مشخصات و هویت موسسه
هدر گزارش‌های رسمی، سربرگ فاکتورها و پیکربندی پرونده الکترونیک از طریق اطلاعات ثبت‌شده در این فرم تکمیل می‌شوند:
- اطلاعات ثبتی و شرکتی: نام رسمی شرکت/فروشگاه، شناسه ملی، شماره ثبت، کد اقتصادی و کد شعبه تامین اجتماعی.
- آدرس و اطلاعات ارتباطی: نشانی پستی، تلفن‌ها، وب‌سایت و کد پستی ۱۰ رقمی منطبق بر کد پستی اداره مالیات.
- تنظیم لوگو و سربرگ: بارگذاری فایل گرافیکی لوگو جهت نمایش خودکار در هدر فاکتورهای فروش و پیش‌فاکتورها.
۹. پیکربندی تخصصی و تنظیم پارامترهای عملیاتی سیستم
بخش پارامترهای سیستم، هسته مرکزی تنظیمات کالیبراسیون نرمافزار پروگاستار است. در این فرم، شما میتوانید رفتار دقیق اپلیکیشن، پرفورمنس ارتباط با دیتابیس، ظاهر رابط کاربری و منطق محاسباتی فاکتورها را مطابق با استانداردهای کسب‌وکار خود شخصی‌سازی کنید:
- رابط کاربری: انتخاب تم و استایل فرم‌ها، تنظیم فاصله و ابعاد منو و تعیین تعداد رکورد در هر صفحه.
- فروش و محاسبات: تعیین ارقام گردکردن تخفیف، تنظیم بارکد وزنی (۳ رقم اعشار) و شماره شروع فیش روزانه.
- هشدارهای چک: تعیین بازه روزهای قبل و بعد برای یادآوری خودکار سررسید چک‌ها در بدو ورود.
- ارتباط و شبکه: تنظیم بازه بررسی اتصال دیتابیس و زمان دریافت پیام‌ها (دقیقه).
سوالات پرتکرار
۱. آیا امکان وارد کردن دستهجمعی اشخاص از طریق فایل اکسل در پروگاستار وجود دارد؟
بله؛ در ماژول اطلاعات پایه میتوانید از قالب اکسل استاندارد نرمافزار خروجی بگیرید، فهرست نام، کد ملی، شماره تماس و سقف اعتبار مشتریان را در آن تکمیل و سپس بهصورت دستهجمعی درونریزی (Import) کنید.
۲. آیا پس از صدور اسناد حسابداری، امکان ویرایش یا حذف یک مرکز هزینه وجود دارد؟
اگر برای یک مرکز هزینه سند مالی یا فاکتور ثبت شده باشد، به دلیل حفظ صحت و زنجیره اسناد حسابداری امکان «حذف» فیزیکی آن وجود ندارد؛ اما میتوانید وضعیت آن را به «غیرفعال» تغییر دهید تا در منوهای جدید ظاهر نشود، یا کد و عنوان نمایشی آن را اصلاح کنید.
۳. تفاوت سطح دسترسی کاربری با کاربر صندوق چیست؟
سطح دسترسی کاربری مشخص میکند که اپراتور اجازه ورود به کدام منوها، دکمهها و گزارشها را دارد؛ اما اختصاص کاربر به یک صندوق خاص، گردش مالی ریالی و وجوه نقد دریافتی/پرداختی را به نام شخص او در اسناد دریافت و پرداخت ثبت و کنترل میکند.
4. آیا دسترسی به تمام بخشها و تنظیمات حساس نرمافزار برای همه کاربران امکانپذیر است؟
خیر؛ پیکربندیهای حیاتی سیستم، تغییر پارامترهای پایهای و دسترسی به تنظیمات اصلی دیتابیس و سطوح دسترسی، منحصراً در اختیار کاربر «سوپروایزر» (مدیر ارشد سیستم) قرار دارد تا از تغییرات ناخواسته یا خطاهای کاربری جلوگیری شود.
5. تعیین نقش کاربر بهعنوان «عادی» یا «مدیر» چه تأثیری بر عملکرد او در سیستم دارد؟
این تنظیم مستقیماً نحوه تعامل کاربر با نرمافزار، وسعت دسترسیها، مشاهده گزارشها و اختیارات عملیاتی او را مشخص میکند و سیستم را متناسب با جایگاه سازمانی هر فرد محدود یا فعال میسازد.
6. آیا میتوان سود و زیان و موجودی انبار را به تفکیک پروژهها یا شعب مختلف گزارش گرفت؟
بله؛ با تعریف و بهکارگیری «مراکز هزینه» در ثبت اسناد و عملیات، میتوانید موجودی کالا و همچنین گزارش دقیق سود و زیان مجموعه را به تفکیک هر پروژه، شعبه یا واحد سازمانی استخراج کنید.
7. آیا برای ارسال صورتحساب‌ها، باید شناسه واحدهای سنجش سامانه مؤدیان را دستی وارد کنیم؟
خیر؛ کدهای استاندارد واحدهای شمارش که از سوی سازمان امور مالیاتی ارائه شده‌اند، بهصورت پیش‌فرض در بانک اطلاعاتی پروگاستار بارگذاری شده‌اند و نیاز به ثبت یا تطبیق دستی مجدد توسط کاربر نیست.
نیاز به راهنمایی تلفنی یا انتخاب سیستم مناسب مجموعه خود دارید؟
برای استعلام قیمت، مشاوره تلفنی با کارشناسان فروش یا آشنایی با سایر نرم‌افزارهای تخصصی پروگاستار پاسخگوی شما هستیم.
تماس با کارشناس سایر محصولات🚀 آخرین تغییرات نحوه نصب نرمافزار پروگاستار
این صفحه همیشه با آخرین تغییرات برنامه به‌روز می‌شود: